小さな会社で「IT担当」を決めても、なぜかうまくいかない
小さな会社の社長と話していると、よくこんな言葉を聞きます。
「うちもIT担当を決めているんですが、なかなかうまくいかなくて…」
パソコンやクラウドサービス、セキュリティ対策など、会社のIT環境を整えるには、誰かが担当する必要があります。そのため、社内の社員に「IT担当」として任せている会社も多いでしょう。
しかし実際には、
- IT担当にしたけれど忙しくて対応できない
- ITの知識が足りず問題が解決しない
- 社員の負担が大きくなってしまう
など、うまく機能しないケースも少なくありません。
なぜ小さな会社では、IT担当がうまくいかないことが多いのでしょうか。
その理由を整理してみます。
① ITは「本業」ではない
小さな会社の場合、IT担当として任命された社員にも、本来の仕事があります。
例えば、
- 営業担当がパソコンに詳しいからIT担当
- 事務スタッフがパソコンをよく使うからIT担当
- 若い社員だからIT担当
といったケースはよくあります。
しかし、その社員にとってITは本業ではありません。
日常業務が忙しくなると、当然ながらITの対応は後回しになります。
- パソコンの不具合がそのままになっている
- セキュリティ更新が放置されている
- 新しいツールの導入が進まない
こうした状況が続くと、IT担当という役割自体が形だけになってしまうこともあります。
② ITの範囲が広すぎる
ITと一言でいっても、その内容は非常に幅広いものです。
例えば、
- パソコンの設定
- ネットワーク環境
- ホームページ
- クラウドサービス
- セキュリティ対策
- ソフトウェアの導入
これらすべてを、社内の一人が担当するのは簡単ではありません。
専門のIT会社でも分野が分かれているほどですから、社員一人に任せるのは無理がある場合も多いのです。
その結果、「どこまでやればいいのか分からない」という状況になりやすくなります。
③ ITの知識は常に変わる
ITの世界は変化がとても早い分野です。
数年前は当たり前だったことが、今ではまったく違う方法になっていることもあります。
例えば、
- クラウドサービスの普及
- オンライン会議の一般化
- AIツールの登場
など、ここ数年だけでも大きな変化がありました。
IT担当になった社員が、こうした新しい情報を常に学び続けるのは、簡単なことではありません。
結果として、「とりあえず今のままでいいか」という状態になってしまうこともあります。
④ 属人化しやすい
IT担当を一人に任せると、その人にしか分からない状態になることがあります。
例えば、
- パスワード管理
- システム設定
- 契約しているサービス
などが、その社員の頭の中にしかない場合です。
もしその社員が
- 異動する
- 退職する
といったことがあれば、会社は大きく困ることになります。
実際に、「前の担当者しか分からない」という状況になってしまう会社も珍しくありません。
⑤ IT担当の負担が大きくなる
IT担当の仕事は、意外と細かい対応が多いものです。
例えば、
- パソコンの調子が悪い
- プリンターが動かない
- メール設定をしてほしい
など、日常的なトラブルが発生します。
こうした相談がすべてIT担当に集まると、社員の負担はどんどん増えていきます。
結果として、「本来の仕事に集中できない」という問題が起きることもあります。
小さな会社のIT体制には限界がある
ここまで見てきたように、小さな会社ではIT担当を社内で完結させるのが難しいケースも多くあります。
もちろん、ITに詳しい社員がいる会社では、うまく運用できる場合もあります。
しかし多くの会社では、
- 専門知識
- 時間
- 人員
のどれかが足りないことが少なくありません。
そのため、IT担当を決めても、
「なんとなく回っているけれど、うまく機能しているとは言えない」
という状態になってしまうこともあります。
もし「うちの会社の場合はどうだろう？」と思われたら、気軽にご相談ください。
当社では、小さな会社のITを一緒に考える「IT伴走」を行っています。
IT伴走についてはこちら →社長がひとりにならないIT伴走
IT体制は会社の規模に合った形が大切
IT環境を整えることは、これからの会社経営にとってとても重要です。
しかし、大企業と同じような体制を作る必要はありません。
小さな会社には、小さな会社に合ったITの形があります。
大切なのは、
- 社員に過度な負担をかけないこと
- 無理のない形でITを運用すること
です。
ITを「誰がどのように管理するのか」という体制を、一度整理してみることも必要かもしれません。
社長がひとりにならないIT伴走
小さな会社のITは、社長がひとりで抱え込んでしまうことが少なくありません。
もし「誰かにちょっと相談できたら」と感じることがあれば、お気軽にご相談ください。
アクアデジタルパートナーでは、小さな会社のITを一緒に考える「IT伴走」を行っています。
無料カウンセリングへお気軽に
「これ、誰に聞けばいいんだろう？」そんなITの悩みがあれば、まずはお気軽にご相談ください。
事前予約制となっております。お電話またはネットにてご予約ください。
