無料で十分？有料にすべき？小さな会社のクラウド選びの基準

「Googleドライブ、無料で使っているけどこのままでいいのかな」
そんなふうに思いながら、なんとなく使い続けている社長さまは多いのではないでしょうか。
無料と有料で何が違うのか、自社はどちらが合っているのか。今日はその判断基準を整理します。

無料プランのまま使い続けて困ること

クラウドサービスの無料プランは、個人利用には十分な設計になっています。
でも会社での利用が増えてくると、少しずつ「あれ？」と思う場面が出てきます。
多くの社長さまから聞こえてくる「困った」を整理しました。

①　容量がいっぱいになって、急に使えなくなった

Googleドライブの無料プランは15GBまで。
写真や動画、PDFを保存していると意外と早く埋まります。
「ファイルが保存できない」と気づいたとき、急いで整理するか有料に切り替えるかを迫られる。

②　複数人で使おうとしたら、管理がしにくかった

社員が増えてきて、全員で同じファイルを共有しようとした。
でも無料プランでは権限設定が細かくできず、誰がどのファイルにアクセスできるかを管理しにくい状態になっていた。

③　セキュリティの設定が自分では変えられなかった

無料プランでは、管理者向けのセキュリティ設定が使えないことが多い。
二段階認証の強制や、外部共有の制限など、会社として守りたい設定が有料プランにしかない場合がある。

④　トラブル時にサポートに問い合わせできなかった

突然ファイルにアクセスできなくなった。メールが届かなくなった。
こういったトラブルが起きたとき、無料プランではサポート窓口がなく、自分でヘルプページを探すしかない。

無料と有料、何が違うのか

無料と有料の違いは「容量だけ」だと思っている方が多いですが、実はそれ以外の部分も大きく異なります。
主な違いを4つの軸で整理しました。

無料と有料の比較：4つの軸で見る

シンプルに言うと、「個人が試す用」として設計されているのが無料プラン、「会社で安心して使う用」として設計されているのが有料プランです。
無料プランが悪いわけではなく、用途と規模に合っていないと困る場面が出てくるということです。

切り替えどきの3つのサイン

「でも、今すぐ切り替えなきゃいけないの?」という疑問もあると思います。
急ぐ必要はありませんが、次の3つのサインが出てきたら、そろそろ検討のタイミングです。

① 容量が80%を超えてきた

使用容量が上限に近づいてきたら、早めに対処しましょう。
容量がいっぱいになると、突然ファイルが保存できなくなったりメールが届かなくなったりします。
余裕があるうちに切り替えるのがベストです。
Googleドライブなら「Googleアカウント」の設定から現在の使用量を確認できます。

② 社員が3人以上で使うようになった

人数が増えると、ファイルの権限管理や共有設定の重要性が増します。
「誰でもどのファイルでも見られる」状態は、社員数が少ないうちはなんとかなっても、増えてくるとリスクになります。有料プランの管理機能があると、役割に応じたアクセス制限がかけやすくなります。

③ 顧客情報や契約書を保存するようになった

個人の写真やメモではなく、顧客データや取引に関わる書類を保存するようになったら、セキュリティの水準を上げるべきタイミングです。
万が一の情報漏えいは、会社の信頼に直結します。
有料プランのセキュリティ設定で、アクセス制限を強化しましょう。

どのプランにすればいいの?

無料か有料かを決めたとして、次に「どの会社のどのプランにすればいいの?」という問題が出てきます。
GoogleドライブにMicrosoft OneDrive、Dropbox、Boxなど、選択肢はたくさんあります。
それぞれ得意なことが違うので、自社の使い方に合ったものを選ぶことが大切です。

「今使っているツールと相性の良いもの」を優先すると、切り替えの手間も少なくなります。
ただし、自社の業務の流れや社員の慣れ具合によっても変わるため、一概に「これが正解」とは言えません。
迷ったときは、今使っているツールの構成を整理してから検討するのが近道です。

この記事のまとめ

クラウドは一度使い始めると業務への依存度が高まります。
「なんとなく無料のまま」を続けるより、今の使い方を一度整理して、自社に合ったプランに移行しておくほうが、長い目で見ると安心です。

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