「社内のITのことは、あの人に聞けばわかる」──そう思える人が一人いると、とても安心ですよね。
でも、その人が突然辞めたとき、会社のITはどうなりますか？
今日はその「一人依存」のリスクを整理して、今すぐできる対策をお伝えします。
小さな会社に多い2つの依存パターン
どちらのパターンも「今は問題ない」と感じている間は表面化しません。
でも、いざというときに初めてリスクの大きさに気づくことになります。
実際に起きる「困った」場面
どんなことが起きるのか、よくある場面を具体的に見てみましょう。
スタッフが辞めて、請求書の送り方がわからなくなった
会計ソフトの操作や請求書の発行手順をそのスタッフだけが知っていた。
引き継ぎなしに辞めてしまい、翌月の請求業務が止まってしまった。
社長が入院して、誰もメールが確認できなかった
会社のメールアカウントのパスワードを社長しか知らなかった。
入院中に取引先からの重要な連絡に気づけず、商談を逃してしまった。
担当スタッフしか知らなかったパスワードがわからず、システムにログインできない
経理システムや予約管理ツールのログイン情報が退職したスタッフのメモにしか残っておらず、業務が数日止まった。
ホームページの更新ができなくなった
ホームページの管理画面のIDとパスワードを制作を担当したスタッフしか知らなかった。
そのスタッフが辞めたあと、誰も更新できない状態が続いている。
自社のIT依存度をチェックしてみましょう
まず、自社の状態を確認してみてください。次の3段階のどれに当てはまりますか？
多くの小さな会社は「要注意」か「やや不安」のどちらかに当てはまります。
「安心」の状態を目指す必要はありますが、一気にすべてを整備する必要はありません。
まずできることから始めましょう。
今すぐできる3つの対策
難しく考えなくて大丈夫です。次の3つを順番に進めるだけで、IT依存のリスクは大きく下げられます。
「整理する時間がない」社長さまへ
「大切なのはわかった。でも、その整理をする時間がない」という社長さまが多いのも現実です。
日々の業務に追われていると、「緊急ではないけれど重要なこと」は後回しになりがちです。
何から手をつければいいかわからない。
整理しようとしても、どの情報が重要かの判断もできない。
一人でやろうとすると、結局また後回しになってしまう。
そういう社長さまこそ、一緒に整理してくれる人がいると話が早いです。
IT伴走では、現状のIT環境を一緒に棚卸しして、「この情報を、この形でまとめましょう」と一緒に進めることができます。難しい話はありません。ただ一緒に整理するだけです。
それだけで、じわじわと積み重なっていた不安がスッキリします。
この記事のまとめ
IT依存のリスク、まずここから対処しよう
- 小さな会社のIT依存には「社長しか知らない」「スタッフに任せっきり」の2パターンがある
- いざというとき、業務が止まる・重要な情報にアクセスできないリスクが生じる
- まずは重要なIT情報を一枚の紙にまとめることから始めよう
- パスワード管理アプリの導入で、情報の集約と共有が安全にできる
- 「整理する時間がない」なら、一緒に整理してくれる人を頼るのが一番の近道
IT体制の整備は、急ぎの仕事ではないかもしれません。
でも、「いざというとき」は突然やってきます。
今は大丈夫でも、一人に依存した状態は早めに解消しておくことをおすすめします。
IT情報の棚卸し、一緒に進めます
「何から整理すればいいかわからない」「パスワード管理をどうすればいいか相談したい」──そういったご相談も、IT伴走ではお受けしています。現状のIT環境を一緒に確認しながら、社長さまの会社に合った形に整えます。まずは無料相談からどうぞ。
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「こんなこと聞いていいのかな？」という内容でも大丈夫です。
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今すぐでなくても大丈夫です。まずは状況を整理するだけでも、お気軽にご相談ください。
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現状の課題整理や、どこから始めるべきかのご相談も可能です。
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