「メールはGmail（Google）、ファイルはOneDrive（Microsoft）、会議はGoogle Meet…」
気づいたらGoogleとMicrosoftが混在している。そういう社長さま、実はとても多いです。
悪意なく、気づいたらそうなっていた。でも少し整理するだけで、毎日の仕事がずいぶん楽になります。
なぜ両方使うことになるのか
そもそも、なぜGoogleとMicrosoftが混在してしまうのでしょうか。
多くの場合、悪い選択をしたわけではなく、それぞれの事情が重なった結果です。
Windowsパソコンを買ったら、OneDrive（Microsoft）がついてきた
Windowsパソコンには最初からOneDriveが設定されていることが多く、気づかないうちに使い始めていたというケースは非常に多いです。「OneDriveって何？」という状態のまま使っている社長さまもいます。
GmailやGoogleドライブが無料で便利だったから使い始めた
Googleのサービスは無料で使えるものが多く、スマホとの連携もスムーズです。
個人で使い始めたGmailをそのまま仕事でも使っている、というケースもよくあります。
取引先や状況に合わせていたら、いつの間にか混在した
「取引先がGoogleドライブでファイルを共有してきた」「スタッフがOneDriveを使っていた」など、相手に合わせているうちに両方使う状態になってしまったパターンです。
両方使い続けることで起きる「じわじわ困る」こと
混在自体が即座に大きな問題を起こすわけではありません。でも、じわじわと困る場面が積み重なっていきます。
ファイルがどこにあるかわからなくなる
「あのファイル、GoogleドライブだっけOneDriveだっけ」と探し回る時間が増えます。
スタッフがいる場合は「どこに保存すればいいですか？」と聞かれるたびに判断しなければなりません。
同じ作業を2つのサービスでやってしまう
「とりあえずGoogleドライブにも入れておこう」と二重管理になり、どちらが最新かわからなくなるケースがあります。更新したつもりが古いファイルを使っていた、ということも起きます。
スタッフへの共有・引き継ぎが混乱する
「このファイルはGoogleドライブで、こっちはOneDriveで…」と説明するだけで時間がかかります。
新しいスタッフが入ったとき、どちらを使えばいいか伝えられない状態になっていることもあります。
GoogleドライブとOneDriveの違い
まず両者の特徴を整理しましょう。どちらが優れているというわけではなく、得意なことが違います。
どちらを選ぶべきか
「どちらが正解か」は会社によって違います。次の3つの観点で判断するとスッキリします。
1つにまとめることのメリットと、まとめ方
どちらかに統一することで、ファイルの場所が一元化され、スタッフへの説明も「ここに保存して」の一言で済むようになります。新しいスタッフが入ったときの引き継ぎも格段に楽になります。
完全に統一するのが難しい場合は「主従関係」を決めるだけでも効果があります。
「基本はOneDrive（Microsoft）、外部との共有だけGoogleドライブ（Google）を使う」というように役割分担を決めておくだけで、混乱は大きく減ります。
移行の手順としては、まず新しいファイルから統一したサービスに保存するようにして、古いファイルは時間があるときに少しずつ移動させていくのが現実的です。
一気に全部移そうとすると大変なので、焦らず少しずつ進めましょう。
「どちらを選べばいいか、やっぱり迷う」社長さまへ
判断基準はわかったけど、自分の会社の場合どちらが合うのかまだ迷っている。
今使っている環境を変えるのが少し不安で、踏み出せない。
スタッフへの説明や移行作業を一人でやる自信がない。
こういった迷いは当然です。使い慣れたものを変えるのは誰でも少し勇気がいります。でも、一緒に現状を整理してくれる人がいれば、どちらを選ぶかの判断も、移行の手順も、思ったより簡単に進められます。IT伴走では、今使っている環境を確認しながら、社長さまの会社に合った形を一緒に考えます。
この記事のまとめ
クラウド環境の整理、まずここから
- GoogleドライブとOneDriveの混在は、気づかないうちに起きやすい
- 混在が続くと、ファイルの場所がわからない・二重管理・共有の混乱が積み重なる
- Googleドライブ（Google）はGmail・スマホ連携が強み、OneDrive（Microsoft）はWord・Excel・Windowsとの親和性が高い
- 選ぶ基準は「今使っているメール」「日常的に使うソフト」「費用感」の3つ
- 完全統一が難しければ「主従関係」を決めるだけでも混乱は減る
クラウドはどちらが正解というものではありません。自社の使い方に合った方を選んで、できるだけ1つにまとめておく。それだけで毎日の仕事のストレスがずいぶん変わります。
クラウド環境の整理、一緒に進めます
「今の環境を見てもらって、どちらに統一すべきか相談したい」「移行の手順を一緒に考えてほしい」──そういったご相談も、IT伴走ではお受けしています。今使っている環境を確認しながら、社長さまのペースで進めます。まずはIT伴走について詳しく見てみてください。
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