「経理の仕事をすることになったのですが、Excelが不安です。どの程度できれば安心なのでしょうか」
そんな質問をいただくことがあります。
経理というと、数字をたくさん扱う仕事です。
そのため、
- 「難しい関数を使えないといけないのかな」
- 「Excelが得意ではないけれど、大丈夫かな」
と心配になる方もいらっしゃると思います。
でも、最初からExcelのすべてを使いこなせる必要はありません。
大切なのは、経理の仕事で使う基本から、ひとつずつ身につけていくことです。
今回は、経理事務を目指す方が「まずはここまでできると安心」というExcelスキルについて、一緒に整理してみましょう。
経理事務では、なぜExcelを使うの？
経理では、会社のお金に関するさまざまな数字を扱います。
たとえば、売上や経費などのデータを整理したり、必要な数字を集計したり、内容を確認したりする場面があります。
会社によって仕事内容や使うシステムは異なりますが、Excelでデータを整理・集計する仕事もあります。
そのため、経理事務を目指すのであれば、Excelの基本操作を身につけておくと安心です。
ただし、「経理だから高度なExcelが全部できないといけない」と考える必要はありません。
実際に必要なスキルは、会社や担当する業務によって違います。
まずは基本をしっかり身につけ、そのあと必要に応じてできることを増やしていけば大丈夫です。
まず身につけたいExcelの基本
では、どこから始めればよいのでしょうか。
最初は、次のような基本操作から確認してみましょう。
データを正確に入力して、表を整える
経理では数字を扱うため、何より大切なのは正確さです。
Excelでは、
・文字や数字を入力する
・入力した内容を修正する
・行や列を追加する
・列の幅を整える
・日付や金額を見やすく表示する
・表に罫線をつける
といった基本操作があります。
一つひとつは難しい操作ではありません。
でも、こうした基本を迷わずできるようになると、仕事をするときの安心感がずいぶん違います。
「きれいな表を作れること」よりも、まずは正確に入力し、あとから見ても分かりやすく整理できることを意識してみてください。
SUMなどの基本的な計算
次に身につけたいのが計算です。
たとえば、SUM関数を使えば、複数の金額の合計を簡単に求めることができます。
ほかにも、AVERAGEやCOUNTなど、基本的な関数があります。
経理では数字を集計する場面がありますので、こうした基本的な計算に慣れておくと安心です。
最初からたくさんの関数を暗記する必要はありません。
「この計算をしたいときは、この機能を使えばいい」
と少しずつ分かるようになれば十分です。
並べ替えやフィルター
データが増えてくると、必要な情報を探すだけでも大変になります。
そんなときに便利なのが、並べ替えやフィルターです。
日付順に並べたり、特定の項目だけを表示したりできます。
こうした機能は、データを確認するときにも役立ちます。
まずは基本をしっかり身につけ、そのあと必要に応じてできることを増やしていけば大丈夫です。
経理に限らず、事務職でどのくらいExcelが必要なのか知りたい方は、
「事務職に転職するならExcelはどこまで必要？現場で本当に使うスキルを解説」
も参考にしてみてください。
できると、さらに仕事の幅が広がる機能
基本操作に慣れてきたら、少しずつ次の機能にも進んでみましょう。
IF関数
IF関数は、条件によって表示する結果を変えるための関数です。
たとえば、「ある条件を満たしていたら○、そうでなければ空欄」といった処理ができます。
最初は少し難しく見えるかもしれません。
でも、仕組みが分かると、いろいろな表で活用できます。
SUMIF・COUNTIF
SUMIFは、条件に合う数字だけを合計するときに使います。
COUNTIFは、条件に合うデータの数を数えるときに使います。
データを条件ごとに集計したいときに便利です。
VLOOKUPやXLOOKUP
別の表から必要な情報を探して表示するときに使える機能です。
経理に限らず、事務の仕事でデータを照合するときなどに活用されます。
ピボットテーブル
たくさんのデータを項目ごとにまとめて集計できる機能です。
- 「月ごとの数字を確認したい」
- 「項目別に集計したい」
といった場面で役立ちます。
最近の経理担当者を対象にした調査でも、IF・IFERROR、VLOOKUP・XLOOKUP、ピボットテーブルなどは、業務効率化につながるExcelスキルとして挙げられています。
ただし、ここまでの機能を最初から全部できなければいけない、という意味ではありません。
求人や職場によって求められる内容は違います。
応募を考えている求人がある場合は、求人票に「VLOOKUP」「ピボットテーブル」など具体的な記載がないか確認してみるのがおすすめです。
マクロやVBAまで勉強したほうがいい？
「経理ならマクロやVBAも必要でしょうか？」
と心配になる方もいるかもしれません。
マクロやVBAは、繰り返し行う作業を自動化するときなどに便利な機能です。
使えると仕事の効率化につながることがあります。
一方で、すべての経理事務で最初から必要になるとは限りません。
そのため、Excelにまだ不安がある方が、いきなりマクロやVBAから勉強する必要はないでしょう。
まずは、
入力・表作成
→ 基本的な計算
→ 並べ替え・フィルター
→ IFやSUMIFなどの関数
→ VLOOKUP・XLOOKUP
→ ピボットテーブル
というように、段階を踏んで学んでいくほうが取り組みやすいと思います。
「難しいことができる」だけではない
アクアでは、Excelを学ぶときに大切にしてほしいことがあります。
それは、難しい関数をたくさん知っていることだけが「Excelができる」ということではない、ということです。
経理では数字を扱います。
だからこそ、
- 「正しく入力できる」
- 「間違いに気づける」
- 「必要なデータを探せる」
- 「相手にも分かりやすい表にできる」
という基本も、とても大切です。
Excelに自信がないと、
「もっと高度なことまで勉強しないと仕事では通用しないのでは？」
と思ってしまうかもしれません。
でも、基本があいまいなまま難しい機能へ進むより、まずは一つひとつの操作を落ち着いてできるようになることを大切にしてみてください。
今日からできる小さな一歩
Excelに不安がある方は、まず簡単な表を一つ作ってみてはいかがでしょうか。
たとえば、
- 1か月分の架空の経費を入力して、SUM関数で合計を出してみる。
- 日付順に並べ替えてみる。
- フィルターを使って、特定の項目だけ表示してみる。
これだけでも立派な練習です。
一度で全部覚えなくても大丈夫です。
- 「今日はSUMができた」
- 「今日はフィルターが分かった」
そんな小さな積み重ねが、仕事を始めるときの自信につながっていきます。
まとめ｜まずは基本をしっかり
経理事務を目指していると、
「Excelはどこまでできればいいの？」という不安が出てくると思います。
仕事によって必要なレベルは異なるため、「ここまでできればすべての経理で大丈夫」という一つの線を引くことはできません。
まずは、
・正確な入力と表作成
・SUMなどの基本的な計算
・並べ替え、フィルター
から始めてみてください。
余裕が出てきたら、IF、SUMIF、VLOOKUP・XLOOKUP、ピボットテーブルなどへ少しずつ進んでいけば大丈夫です。
「経理の仕事が決まったけれど、Excelに自信がない」
そんなときは、不安なまま一人で抱え込む必要はありません。
今できることを確認して、仕事で必要になりそうなところから一緒に練習する方法もあります。
一つずつできることを増やしていけば大丈夫ですよ。
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