実は、このご相談はとても多いです
「うちにはマニュアルなんてありません」
IT伴走で社長さまとお話をしていると、本当によく聞く言葉です。
従業員が数名の会社や、ひとり社長の会社では、それが特別なことではありません。
社長がすべてを把握していて、必要なときに自分で対応できるので、普段は特に困ることがないからです。
しかし、その一方でこんなお話もよくあります。
- 「パスワードはどこにあるか分からない」
- 「ホームページを誰が管理しているのか思い出せない」
- 「毎月やっている作業だけど、手順を書いたものはない」
実際に私たちがお手伝いした会社でも、社長お一人ですべて管理されているケースがありました。
お話を伺っていくと、請求書の作成、ホームページの更新、クラウドサービスの契約、メール設定など、ほとんどの情報が社長の頭の中だけにありました。
そこで私たちは、「マニュアルを作りましょう」ではなく、
「もし1週間お休みしても困らないようにしておきませんか」
というお話をしました。すると社長さまも、
「その考え方なら確かに必要ですね」と納得してくださいました。
なぜマニュアルがないと困るのでしょう
普段は困らないから後回しになる
会社が順調に回っている間は、マニュアルがなくても問題は起きません。
むしろ、
- 「書く時間がない」
- 「自分でやった方が早い」
という気持ちになります。
だからこそ、何年もそのままになってしまうのです。
しかし、それは決して珍しいことではありません。
小さな会社ほど、日々の仕事を優先するのは当然のことです。
万が一のときに会社全体が止まってしまう
問題になるのは、急な出来事が起きたときです。
例えば、
- 社長が体調を崩した
- 担当者が退職した
- パソコンが故障した
- パスワードが分からなくなった
こうしたことが起きると、
「誰も分からない」という状態になってしまいます。
業務そのものは難しくなくても、「やり方を知っている人」がいないだけで会社は止まってしまうのです。
ITは便利ですが、管理する人しか分からない状態では、便利さがリスクにもなります。
小さな会社が最低限整えておきたい3つのこと
難しいマニュアルを何十ページも作る必要はありません。
まずは最低限、この3つだけでも十分です。
① パスワードや契約先を一覧にする
ホームページ、メール、クラウドサービス、複合機、インターネット回線など、
- 「どこと契約しているのか」
- 「誰に問い合わせればいいのか」
これだけでも一覧にしておくと安心です。
もちろん、パスワードは安全に管理できる方法を選び、紙やデータの保管場所も決めておきましょう。
② 毎月・毎週の仕事を書き出す
例えば、
- 月末に請求書を発行する
- 毎週バックアップを取る
- ホームページを更新する
- 売上データを保存する
頭の中だけにある仕事を書き出すだけでも十分です。
文章が短くても構いません。
「何を、いつやるか」が分かるだけで引き継ぎはずっと楽になります。
③ 誰でも分かる場所に保存する
意外と多いのが、
「データはあるけれど、保存場所が分からない」というケースです。
共有フォルダーやクラウドなど、会社で保管場所を決めておくだけでも安心感は大きく変わります。
作ることだけでなく、「見つけられること」も大切です。
アクアはこう考えています
私たちは、「立派なマニュアルを作りましょう」とは考えていません。
何十ページもの資料を作っても、更新されずに古くなってしまえば意味がありません。
それよりも、
「自分がいなくても誰かが分かる」
そんな状態を少しずつ作ることの方が大切だと思っています。
IT伴走では、「何を書けばいいですか？」というところから一緒に整理することもあります。
難しいルールではなく、その会社に合った続けられる方法を考えることを大切にしています。
そのための手段だと考えています。
今日からできる小さな一歩
今日から始めるなら、「引き継ぎメモを1枚作る」ことをおすすめします。
例えば、
- よく使うサービス
- 問い合わせ先
- 毎月やる仕事
- パソコンの保存場所
これだけでも十分です。
最初から完璧を目指さなくても構いません。
必要になったときに少しずつ追加していけば、それが会社の財産になっていきます。
まとめ
マニュアルがない会社は珍しくありません。
特に小さな会社では、社長や担当者が一人で何でもできてしまうからこそ、後回しになりがちです。
しかし、本当に大切なのは、万が一のときにも会社が止まらないことです。
難しいマニュアルではなくても、
「自分がいなくても分かる資料」が少しあるだけで安心感は大きく変わります。
全部を一度に作る必要はありません。
まずは引き継ぎメモを1枚作ることから始めてみてはいかがでしょうか。
さらに詳しく知りたい方へ
こんなお悩みはありませんか？
ITについて
- 誰に相談すればいいか分からない
- 社内にIT担当者がいない
- パソコンやネットワークのトラブルが起きるたびに困ってしまう
- AIやDXに興味はあるけれど、何から始めればいいか分からない
小さな会社では、ITの悩みを社長さまが一人で抱え込んでしまうことが少なくありません。
実は、このようなご相談をいただくことは、とても多いです。
私たちがお手伝いできること
アクアデジタルパートナーは、小さな会社のIT担当者のような立場で、社長さまのITに関するお悩みを一緒に考えるIT伴走サービスです。
新しいシステムを導入することや、難しい専門用語を並べることが目的ではありません。
- 今、本当に困っていることは何か
- この会社に合った方法は何か
そんなことを一緒に整理しながら、無理なく続けられる方法を考えていきます。
「こんなことを聞いてもいいのかな？」
そう思うような内容でも、気軽にご相談いただけたら嬉しく思います。
社長の「困った」を一緒に考える存在
私たちは、ITを導入することではなく、社長さまが安心して仕事に向き合える環境をつくることを大切にしています。
誰かと話しながら整理したい。そんなときに思い出していただける存在でありたいと思っています。
困ったとき、迷ったとき、ふと思い出していただけたら嬉しいです。
無料カウンセリングへお気軽に
無料カウンセリングでは、現在のお困りごとやIT環境についてお話を伺い、一緒に状況を整理していきます。
今すぐサービスをご利用いただくことが目的ではありません。
「何から始めればいいのか分からない」
そんな状態でも大丈夫です。まずは、お気軽にご相談ください。
