まだ紙で管理していませんか？デジタル化を迷っている社長さまへの最初の一歩

「今さら紙で管理しているなんて…」と思わなくて大丈夫です

「今さらで恥ずかしいのですが、まだ紙で管理している作業があるんです」
実際に、こんなお声を聞くことがあります。
そして、お話を伺っていくと、

• 「デジタル化しないと、とは思っているんです」
• 「でも、どうすればよいのか分からなくて」
• 「新しいやり方に慣れるまで時間がかかると思うと、なかなか踏み出せなくて……」
• 「そうしているうちに、ついつい後回しになるんです」

と続くことがあります。
でも、紙で管理していることを、恥ずかしいと思う必要はありません。

これまでその方法で仕事が回ってきたからこそ、今も使われているのだと思います。
大切なのは、「まだ紙を使っている」ということではありません。

これから、会社に合った方法を一緒に考えていくことです。

デジタル化は、ある日突然、会社のやり方を全部変えることではありません。
まずは一つ。
「ここなら変えられるかもしれない」
そんなところから始めても大丈夫です。

デジタル化はついつい後回しになる

デジタル化したほうがよさそうだと分かっていても、なかなか動けない。
これは不思議なことではありません。

「何から始めるの？」が分からない

「紙をなくしましょう」と言われても、実際の仕事にはいろいろな紙があります。
申込書、予定表、チェック表、顧客情報、社内のメモ……。

• 何をどう変えればよいのか。
• どんな方法を選べばよいのか。

IT担当者がいない小さな会社では、その判断も社長さまがしなければならないことがあります。
それでは、迷ってしまうのも当然です。

今の仕事をしながら、新しいことを覚える余裕がない

デジタル化すると便利になるかもしれない。
でも、その前に、

• 「覚えるのに時間がかかるのでは？」
• 「スタッフが使えるようになるまで大変なのでは？」

という心配もあります。
毎日の仕事がある中で、新しい仕組みに変えるのは負担に感じるものです。
便利になるために始めたのに、最初の負担が大きすぎて仕事が大変になってしまったら、本末転倒です。

だからアクアでは、いきなり全部を変える必要はないと考えています。

最初の一歩は「デジタル化」ではない

では、何から始めればよいのでしょう。

最初に新しいシステムを探す必要はありません。
高価なサービスを導入する必要もありません。

まずおすすめしたいのは、
「今、紙で管理している仕事を書き出してみること」
です。

たとえば、

• 予定を書いている紙
• お客様の情報を記録している紙
• スタッフ同士で共有している紙
• 毎月同じように記入している書類
• 探すことが多い書類

などです。
そして、その中から、

• 「これ、少し面倒だな」
• 「よく探しているな」
• 「同じことを何度も書いているな」

と感じるものを一つ選んでみます。

ここまでなら、まだ何も導入していません。
お金もかかりません。

でも、この整理ができると、
「何をデジタル化すると楽になりそうか」
が少し見えやすくなります。

小さく試してから考えても大丈夫

デジタル化という言葉を聞くと、大きなシステムを導入するイメージがあるかもしれません。
でも、もっと小さなことから始める方法もあります。

• たとえば、紙で保管している書類の一部をPDFにしてみる。
• 紙の予定表で共有している予定を、デジタルのカレンダーで試してみる。
• 何度も書き写している情報があれば、パソコンで一度入力したものを活用できないか考えてみる。

大切なのは、最初から完璧な仕組みを作ることではありません。
「これならできそう」と思える範囲で試してみることです。

やってみて合わなければ、別の方法を考えればよいのです。
会社によって仕事の流れも、スタッフの人数も、ITへの慣れ方も違います。
ですから、「この方法がすべての会社に正解です」というものではありません。

アクアが大切にしていること

アクアデジタルパートナーが大切にしているのは、デジタル化そのものではありません。
新しいITをたくさん導入すればよい、とも考えていません。

大切なのは、
社長さまやスタッフの皆さまが、無理なく使えて、仕事が少し楽になること。

そして社長さまが、

• 「これでいいのかな」
• 「誰に聞けばいいんだろう」

と一人で悩まなくてよい環境をつくることです。

紙のほうが使いやすい仕事なら、無理に変えないという考え方もあります。
一方で、紙で管理しているために「探す」「書き写す」「共有する」といったところで困っているなら、そこはデジタルの力を借りられるかもしれません。

何を変えるかだけでなく、
「何を今のまま残すか」も一緒に考える。

それも、IT伴走の大切な役割だと考えています。

今日からできることは「3つ選ぶ」だけ

まず今日、社内を少し見渡してみてください。
そして、「紙で管理している仕事」を書き出してみる。

その中から、
「ちょっと困っているもの」を3つだけ選ぶ。
それだけで十分です。

まだサービスを探さなくても大丈夫です。
まだシステムを決めなくても大丈夫です。

まずは「どこに困っているのか」が分かれば、次に考えることが見えてきます。

「今さら」ではなく「今から」で大丈夫

「まだ紙なんです」
とお話しくださる社長さまの言葉には、ときどき少し申し訳なさそうな響きがあります。

でも、恥ずかしく思う必要はありません。
これまで会社を支えてきた方法には、それなりの理由があります。
それを全部否定して、新しい方法に変える必要もありません。

今のやり方を大切にしながら、
「ここだけ少し楽にできないかな」と考えてみる。
デジタル化の最初の一歩は、それくらいでよいのだと思います。

「うちの場合は、どこから考えればいいんだろう」
そんなときは、一人で答えを出さなくても大丈夫です。
今の仕事のやり方をお聞きしながら、一緒に整理することもできます。

社長さまが安心して次の一歩を選べること。
アクアデジタルパートナーは、そのための相談相手でありたいと考えています。
困ったときは、いつでもご相談ください。

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私たちがお手伝いできること

アクアデジタルパートナーは、小さな会社のIT担当者のような立場で、社長さまのITに関するお悩みを一緒に考えるIT伴走サービスです。
新しいシステムを導入することや、難しい専門用語を並べることが目的ではありません。

• 今、本当に困っていることは何か
• この会社に合った方法は何か

そんなことを一緒に整理しながら、無理なく続けられる方法を考えていきます。
「こんなことを聞いてもいいのかな？」
そう思うような内容でも、気軽にご相談いただけたら嬉しく思います。

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