「事務職に転職したいのですが、やはりAIが得意な方が有利ですか？」
最近、このようなご質問をいただくことが増えてきました。
その一方で、
- 「AIをどう勉強すればいいの？」
- 「事務職で有利になるには、どこまでAIを使えればいいの？」
- 「ChatGPTに相談することはあるけど、仕事で使うってどう違うの？」
という疑問を持っている方もいらっしゃいます。
AIと聞くと、何か特別な知識を身につけなければいけないように感じるかもしれません。
でも、事務職を目指すのであれば、最初から難しいことができる必要はありません。
大切なのは、ChatGPTを知っていることより、仕事の中でどう使うかを少しずつ身につけることです。
AIは事務職への転職でプラスになる？
結論からいうと、ChatGPTなどのAIを仕事に活用できることは、自分の強みの一つにしていけます。
ただし、「ChatGPTを使えます」というだけで転職が決まるわけではありません。
事務職では、正確に入力する、相手に伝わる文章を書く、情報を整理するなど、基本的なパソコンスキルも大切です。その基本に加えて、
「この仕事ならChatGPTを使うと少し早くできそう」と考えられるようになる。
私たちは、そこがこれから大切になってくると考えています。
AIに全部やってもらうのではありません。
自分の仕事を助けてもらう道具として使えること。
まずは、そのくらいから考えて大丈夫です。
事務職でChatGPTを活用できる3つの場面
「仕事でAIを使う」と聞くと難しく感じますが、身近な事務作業から考えてみると分かりやすくなります。
1．文章を作るときの下書きに使う
たとえば、
- メールの下書きを考える
- 社内へのお知らせ文を作る
- 報告書の文章を整える
といった作業です。
文章をゼロから考えていると、意外と時間がかかります。
そんなときにChatGPTへ、
「取引先へ日程変更をお願いするメールの下書きを作って」
などと相談すると、文章を考えるきっかけを作れます。
もちろん、そのまま送るのではなく、自分で内容を確認して整えることが大切です。
2．情報を整理するときに使う
長い文章を読んでポイントを整理したり、情報を分かりやすくまとめたりするときにも使えます。
たとえば、
- 「この文章の要点を3つにまとめて」
- 「この内容を箇条書きにして」
とお願いする使い方です。
事務職では、たくさんある情報を整理して、相手に分かりやすく伝える場面があります。
ChatGPTに整理を手伝ってもらうことで、自分は確認や判断に時間を使いやすくなります。
3．アイデアを考えるときにも使える
事務職というと、決められた仕事を正確にこなすイメージがあるかもしれません。
でも実際には、
- 「この作業、もう少し分かりやすくできないかな」
- 「マニュアルを見直したい」
- 「新しい提案を考えたい」
という場面もあります。
そんなとき、
「この作業を改善する方法を一緒に考えて」
とChatGPTに相談することもできます。
答えをそのまま採用する必要はありません。
一人でゼロから考えるのではなく、考えるきっかけをもらう。
これも仕事でのAI活用です。
「AIが得意」より大切な3ステップ
ここで一番お伝えしたいのは、
最初からAIが得意である必要はないということです。
ChatGPTを仕事で使うために、プログラミングなどの難しい知識から勉強しなければならないわけではありません。
まず身につけたいのは、
- 「何をしてほしいのかを伝える」
- 「出てきた答えを確認する」
- 「必要に応じて直してもらう」
という使い方です。
たとえば、最初の答えが少し難しければ、
「もう少しやさしい文章にしてください」
とお願いしてみる。
長すぎれば、
「半分くらいの長さにしてください」
とお願いする。
こうしたやり取りも、立派なChatGPTの練習です。
完璧な質問を考えなければ、と難しく考えなくても大丈夫です。
使いながら、
「こう聞くと分かりやすいんだ」と少しずつ覚えていけばいいのです。
「相談で使う」と「仕事で使う」の違い
普段からChatGPTに、
- 「旅行先を教えて」
- 「夕食のメニューを考えて」
などと相談している方もいると思います。
それも十分、ChatGPTを使えている状態です。
仕事で使うときに少し違うのは、目的を意識することです。
たとえば、
「メールを作って」
だけではなく、
「お客様へ予約日時の変更をお願いする、やわらかい印象のメールを作って」
と伝えてみます。
- 何のために使うのか。
- 誰に向けたものなのか。
- どんな形にしたいのか。
このあたりを少し具体的に伝えるだけでも、仕事で使いやすくなっていきます。
そして、仕事で利用するときにはもう一つ大切なことがあります。
会社のルールを確認し、個人情報や社外秘など、入力してはいけない情報を安易にChatGPTへ入れないことです。
便利だからこそ、何を入力してよいのかを考えながら使うことも、仕事でのAI活用の一部です。
転職のためにどこまで勉強すればいい？
「結局、どこまでできればいいのでしょう？」
ここが一番迷うところかもしれません。
最初の目標としては、
自分が目指している仕事の中で、ChatGPTを使える場面を考えられること
から始めてみてはいかがでしょうか。
たとえば事務職なら、
- 「メール作成に使ってみる」
- 「文章の要約に使ってみる」
- 「Excelの操作で分からないことを質問してみる」
などです。
大切なのは、たくさんのAI機能を覚えることではありません。
一つでも、
「私はこの作業ならChatGPTを使って効率よく進められます」
と、自分の経験として話せるものを作っていくことです。
資格の名前を一つ増やすような感覚ではなく、普段の仕事に使える道具を一つ増やすように考えると、少し取り組みやすくなると思います。
今日からできる小さな一歩
まずは、身近な文章を一つChatGPTと一緒に作ってみてください。
たとえば、
「仕事を休むときの連絡メールを作って」
でも構いません。
慣れてきたら、
- 「もう少し丁寧に」
- 「短くして」
- 「箇条書きにして」
など、追加でお願いしてみましょう。
そして、うまくできたら、
「何をお願いしたら、どんな結果になったか」
をメモしておくのもおすすめです。
その積み重ねが、
「ChatGPTを触ったことがあります」から、
「こういう仕事にChatGPTを使えます」へ変わっていきます。
まとめ
事務職への転職では、経験やパソコンの基本スキルなど、AI以外にも大切なことがあります。
ですから、
「ChatGPTを使えないから、転職で不利になるのでは」
と焦る必要はありません。
これから少しずつ、自分の仕事を助けてもらうためにChatGPTを使ってみる。
まずはそこからで大丈夫です。
一つできるようになったら、次の一つへ。
その積み重ねが、やがて自分の強みになっていきます。
「自分の場合は何から練習すればいいんだろう？」
と迷ったときは、一人で全部決めなくても大丈夫です。
アクアパソコン教室では、その方が目指している仕事や今のパソコンスキルに合わせて、一緒に考えることもできます。できることから、少しずつ始めていきましょう。
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