「会社の様々なデータは、パソコンの中にだけ保存してあるのですが、バックアップのような感じで他にも保存しておいた方がいいですよね？」
このようなご質問をいただくことがあります。
請求書や見積書、お客様に関する資料、社内で作った書類など。
毎日の仕事で使っているデータが、いつの間にか一台のパソコンの中に集まっている会社もあると思います。
普段、問題なく使えていると、なかなか気にする機会はありません。
でも、ふと、
「このパソコンが壊れたらどうなるんだろう？」
と心配になることがありますよね。
その心配をきっかけに、一度データの保存方法を確認してみることは、とても大切だと思います。
保存する場合に考えておきたいこと
パソコンの中だけに会社のデータが保存されている場合、考えておきたいのは「そのパソコンが使えなくなったとき」です。
パソコンが故障することがあります
パソコンは機械なので、ずっと同じように使えるとは限りません。
突然起動しなくなったり、保存していたデータを簡単には取り出せなくなったりする可能性があります。
大切なのは、
「壊れるかどうか」を心配し続けることではなく、「もし壊れても大丈夫な状態にしておくこと」
だと思います。
操作を間違えてしまうこともあります
必要なファイルを間違って削除したり、別のデータで上書きしたりすることも考えられます。
誰かが悪いわけではありません。
毎日たくさんのファイルを扱っていれば、操作を間違える可能性はあります。
だからこそ、人が絶対に間違えないようにするよりも、間違えても困らない仕組みを考えておく方が安心です。
ウイルスなどへの備えも必要です
ウイルスやランサムウェアなどによって、ファイルが使えなくなる場合もあります。
そのため、「パソコンが壊れなければ大丈夫」とだけ考えるのではなく、いくつかの状況を想定して会社の大切なデータを守ることが必要です。
ただし、怖がりすぎる必要はありません。
まずは、
「大切なデータが一か所にしかない状態になっていないかな？」
と確認するところからで大丈夫です。
大切なのは「もしものときに戻せるか」
「バックアップを取った方がいいですか？」
と聞かれたら、基本的には、会社の大切なデータについては別の場所にも保存しておくことを考えていただきたいと思います。
ただ、バックアップという言葉だけを聞くと、
- 「外付けハードディスクを買えばいいの？」
- 「クラウドにすればいいの？」
- 「何を保存したらいいの？」
と、また分からないことが増えてしまいますよね。
最初から難しく考えなくても大丈夫です。
まず考えたいのは、
「このパソコンが今日使えなくなったとして、仕事に必要なデータを別の場所から取り戻せるだろうか？」
ということです。
ここから考えると、必要な備えが少し見えやすくなります。
保存方法は、会社によって違って大丈夫
データを別の場所に保存する方法には、外付けの記録媒体を利用する方法や、クラウドサービスなどを利用する方法があります。
複数の方法を組み合わせる考え方もあります。
ただし、
「すべての会社が同じ方法にすれば安心」ではありません。
会社によって、
- どんなデータを扱っているのか
- データの量はどのくらいあるのか
- 誰がそのデータを使うのか
- 社外から利用する必要があるのか
- どの程度まで管理できるのか
が違うからです。
高価な仕組みを入れることが目的ではありません。
自分たちの会社に合った方法で、無理なく続けられることが大切です。
「バックアップしているつもり」にならないことも大切
もう一つ確認しておきたいのが、
バックアップしたデータを、本当に必要なときに使えるか
という点です。
せっかく別の場所へ保存していても、長い間確認していなければ、いざというときに困る可能性があります。
そのため、保存する仕組みを作ったあとも、ときどき確認しておくと安心です。
難しい管理表を作る必要はありません。
- 「大切なデータはどこにある？」
- 「別の場所にも残っている？」
- 「必要になったら戻せそう？」
まずは、このくらいから確認してみてください。
大切なのはITを増やすことではない
データの相談をすると、
- 「クラウドにしましょう」
- 「このシステムを導入しましょう」
といった話になることもあると思います。
もちろん、必要な会社もあります。
でも、アクアデジタルパートナーが最初に考えたいのは、ツールを増やすことではありません。
社長さまが安心して経営できる状態を一緒につくることです。
- 今どこにデータがあるのか。
- 何がなくなると困るのか。
- 今の保存方法にはどんな心配があるのか。
そこを一緒に整理してから、その会社に合った方法を考えていけばいいと思っています。
今日からできること
まずは、新しい機器やサービスを探す前に、
「なくなったら困る会社のデータは何だろう？」と考えてみてください。
そして、そのデータが今どこに保存されているのか確認します。
もし、「全部このパソコンの中だった」と分かったとしても、そこで慌てなくて大丈夫です。
気づけたことが、備えを始める第一歩です。
そこから、「では、どこにもう一つ保存しておこうか」
と考えていけば大丈夫です。
まとめ｜一人で決めなくても大丈夫
会社のデータをパソコンの中だけに保存していることに気づくと、
「今まで大丈夫だったのかな」と不安になるかもしれません。
でも、大切なのは過去を心配することではなく、これから少しずつ備えていくことです。
- 何をバックアップするのか。
- どこに保存するのか。
- どんな方法なら自社で続けられるのか。
会社によって答えは違います。
「うちの場合は、どうしたらいいんだろう？」
と迷ったときは、一人で抱え込まなくても大丈夫です。
今の状況を確認するところから、一緒に考えることもできます。
困ったときは、いつでもご相談ください。
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