「毎月何かしらのサービスが引き落とされているけど、何にいくら払っているか把握できていない」
そういう社長さま、実は多いと思います。
一つひとつは少額でも、積み重なると意外な金額になっていることがあります。
今日は、ITコストの整理術をお伝えします。
なぜサブスクが増えすぎるのか
「気づいたらたくさんのサービスに課金していた」という状況は、悪意があって起きるわけではありません。
多くの場合、次のような経緯で自然に増えていきます。
「払っているのに使っていない」例
小さな会社でよく見かける、無駄になりがちなITコストを整理しました。心当たりはありませんか？
使っていないクラウドストレージの有料プラン
容量が足りなくなって有料プランにアップグレードしたものの、その後ファイルを整理したら無料プランで十分だった、というケースです。ダウングレードを忘れたまま毎月課金されています。
契約したまま誰も使っていないオンラインサービス
請求書作成ツール・予約管理システム・チャットツールなど、試しに契約したものの定着しなかったサービスが、そのまま課金され続けている状態です。月額3,000〜5,000円程度でも、1年で3〜6万円になります。
退職したスタッフ分のライセンス費用
メールやクラウドサービス、業務ツールのライセンスがスタッフの人数分課金される場合、退職後もそのアカウントを残したままにしていると余分な費用が発生します。セキュリティ上のリスクにもなります。
同じ用途の重複しているサービス
「ファイル共有にGoogleドライブとDropboxを両方使っている」「チャットツールがSlackとChatworkの両方ある」など、同じ目的のサービスが複数契約されているケースです。どちらかに統一するだけでコストが削減できます。
ITコスト棚卸しシート——まず書き出してみよう
まず現状を把握することが大切です。次のような形で、今使っているサービスを一覧にしてみましょう。
クレジットカードの明細や銀行の引き落とし履歴を見ながら書き出すと、思わぬサービスが見つかることがあります。
| サービス名 | 月額（税込） | 最後に使った時期 | 判定 |
|---|---|---|---|
| Googleドライブ（有料） | ¥250 | 毎日 | 継続 |
| 〇〇請求書ツール | ¥3,300 | 3ヶ月前 | 解約 |
| Dropbox | ¥1,200 | 半年以上前 | 解約 |
| 〇〇チャットツール | ¥2,000 | たまに使う | 要件等 |
| Adobe Acrobat | ¥1,980 | 週1回程度 | 継続 |
整理するための3つのステップ
棚卸しシートができたら、次の3つのステップで整理していきましょう。
- 今契約しているサービスを全部書き出す
クレジットカードの明細・銀行の引き落とし履歴・メールの領収書を見ながら、契約しているサービスを全て書き出します。「こんなの契約してたっけ？」というものが必ず出てきます。
毎月の合計金額を出してみると、意外な数字になることも多いです。
- 「使っている・使っていない・わからない」に分類する
書き出したサービスを3つに分類します。
「毎日使っている」「たまに使う」は継続候補、「3ヶ月以上使っていない」「何のサービスかわからない」は解約候補です。「わからない」ものは、ログインして確認するか、IT伴走に相談してみてください。
- 使っていないものから順に解約・ダウングレードする
3ヶ月以上使っていないサービスは、解約を検討しましょう。
すぐに解約するのが不安な場合は、まず無料プランへのダウングレードを試してみてください。
「やっぱり必要だった」と思えば再契約できます。重複しているサービスはどちらかに統一します。
本当に必要なITに使おう
ITコストの整理で生まれる余裕
無駄なサブスクを整理することで、毎月数千円〜数万円のコストが削減できることがあります。
そのお金を、本当に必要なツールの導入・セキュリティ対策・IT伴走のようなサポートへの投資に回すことができます。
「ITにお金をかけたくない」ではなく、「必要なITに適切なお金をかける」という考え方への転換が、会社のIT体制を強くします。
「棚卸しをしようと思いつつ、後回しになっている」社長さまへ
やらなきゃとは思っているけど、何から手をつければいいかわからない。
カードの明細を見ても、何のサービスか判断できないものがある。
解約の手順が面倒で、後回しにしてしまっている。
そういう社長さまに一番おすすめなのは、「一緒に棚卸しをしてもらえる人」を見つけることです。
IT伴走では、今契約しているサービスの一覧を確認しながら、継続すべきかどうかを一緒に判断することができます。解約の手順がわからないものは、一緒に操作しながら進めることも可能です。
「月数千円のことだから」と後回しにしていると、1年で数万円の差になります。
今日のうちにクレジットカードの明細を一度見てみるところから始めてみてください。
この記事のまとめ
ITコストの整理、まずここから
- 無料トライアルの放置・使わないサービスの継続・退職者のライセンス・重複サービスが無駄なITコストの主な原因
- クレジットカード明細・銀行引き落とし履歴を見ながら、まず全サービスを書き出す
- 「使っている・使っていない・わからない」に分類して、使っていないものから解約する
- 削減したコストを、本当に必要なITへの投資に回そう
- 「何のサービスかわからない」ものは、一人で悩まずIT伴走に相談を
ITコストの棚卸しは、一度やってしまえば後がぐっと楽になります。
今日のうちに明細を見るところから、始めてみてください。
ITコストの棚卸し、一緒に進めます
「何のサービスか判断できないものがある」「解約の手順がわからない」「どれを残してどれを切ればいいか相談したい」──そういったご相談も、IT伴走ではお受けしています。まずは無料相談からどうぞ。
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