「この件、LINEで送ったっけ？メールだったかな？」
気づいたら連絡手段がバラバラで、どこに何を送ったか把握できなくなっていませんか？
今日はその原因を整理して、すっきり片付けるための方法をお伝えします。
連絡ツールがバラバラになる理由
「最初からバラバラにしようと思っていたわけではないのに、気づいたらこうなっていた」
という社長さまは多いです。よくある原因を見てみましょう。
バラバラなことで起きる困った場面
連絡手段が複数あること自体は悪いことではありません。
でも管理されないまま増え続けると、実務に支障が出てきます。
連絡ツールの使い分け早見表
まず、用途ごとにどのツールを使うべきかを整理してみましょう。
あくまで一例ですが、こうした形で役割分担を決めておくと迷いがなくなります。
| 用途 | おすすめのツール | 備考 |
|---|---|---|
| 社内の日常連絡 | ビジネスチャット（Chatwork等） | 記録が残り、検索もできる |
| 取引先への正式連絡 | メール | 証拠性が高く、ビジネスの基本 |
| 緊急の連絡 | 電話 ＋ 会社用LINE等 | すぐ気づいてもらえる手段を |
| ファイル共有を伴う連絡 | メール ＋ クラウドストレージ | 添付ファイルの管理がしやすい |
整理するための3つのステップ
「今あるツールを全部見直す」というと大変そうに感じますが、順番に進めれば難しくありません。
- 用途ごとに「これを使う」を決める
まず、社内連絡・取引先連絡・緊急連絡など、用途ごとに使うツールを一つずつ決めましょう。
先ほどの早見表を参考に、自社の状況に合わせて調整してください。
決めたら、紙やチャットのピン留めなど、誰でも確認できる形で残しておくと定着しやすくなります。
- 個人LINEと業務連絡を分ける
個人のLINEで業務連絡をしている場合は、「会社用LINE公式アカウント」やビジネスチャットへの移行を検討しましょう。
会社としてアカウントを管理できる形にしておけば、スタッフが入れ替わっても情報が引き継がれます。
- 全員に周知して定着させる
決めたルールは、一度伝えただけでは定着しません。
「これからはこのツールに統一します」と明確に伝え、最初の数週間は意識的に声をかけ合うことが大切です。
慣れるまでは少し手間に感じますが、定着すれば確実に楽になります。
「今さら変えるのは大変そう」
もう何年もこのやり方でやってきたから、今さら変えるのは大変そう。
スタッフや取引先に「変えてください」とお願いするのも気が引ける。
整理したい気持ちはあるが、何から手をつければいいかわからない。
そういう不安はよくわかります。でも、一気に全部変える必要はありません。
まずは一つの用途から、少しずつ整理していけば大丈夫です。
たとえば「新しい取引先からは、まずメールで」というように、新しく始まることから統一していくのも一つの方法です。
「何から手をつければいいかわからない」という段階でも、一緒に整理すれば思ったより早く道筋が見えてきます。IT伴走では、今使っているツールの状況を確認しながら、無理のない移行方法を一緒に考えます。
この記事のまとめ
連絡ツールの整理、まずここから
- 連絡ツールがバラバラになるのは、相手への配慮や試行錯誤の積み重ねが原因
- 見落とし・情報の分散・スタッフ退職時の引き継ぎ漏れがリスクになる
- 用途ごとに「これを使う」をまず決めることから始めよう
- 個人LINEでの業務連絡は、会社管理のアカウントへの移行を検討しよう
- 一気に変えなくていい。新しいことから少しずつ統一していけば十分
連絡ツールの整理は、地味に見えて毎日の仕事の効率に大きく影響します。
今日のうちに、まず一つだけでもルールを決めてみてください。
連絡ツールの整理、一緒に進めます
「今のツールの状況を整理してほしい」「どのツールに統一すべきか相談したい」そういったご相談も、IT伴走ではお受けしています。
社長さまの会社の使い方に合わせて、無理のない移行方法を一緒に考えます。まずはIT伴走について詳しく見てみてください。
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