一般事務の仕事で使うパソコンスキルとは？1日の業務の流れとあわせて解説

2026.07.15

実は、このご相談はとても多いです

「一般事務の仕事では、どのくらいパソコンができればいいのでしょうか？」
教室でも、本当によくいただくご相談です。

転職を考えている方の多くは、

「Excelが苦手だから事務職は無理かな…」
「Wordしか使ったことがありません」
「最近はAIも必要なんでしょうか」

と、不安そうに話してくださいます。

でも安心してください。
実は、最初から何でもできる人はほとんどいません。

以前、40代の女性の方が無料相談に来られたときも、
「求人票を見るとExcel、Word、PowerPointって書いてあって、自分には無理だと思っていました」
とおっしゃっていました。

そこで、実際の事務職の1日の流れをご説明すると、
「そういう使い方なんですね。それなら少しイメージできました」
と安心されたことがあります。

仕事内容が分かると、「何を勉強すればいいか」が見えてきます。

一般事務は「1日を通して」いろいろなソフトを使います

実際の会社によって違いはありますが、多くの一般事務では次のような流れで仕事が進みます。

出社〜メール・チャット確認

朝はまずメールを確認します。
お客様からの問い合わせや社内連絡をチェックし、必要に応じて返信します。
最近では、

Outlook
Gmail
Teams
Chatwork
Slack

などのチャットツールを使う会社も増えています。
「メールを書く」というより、「必要な情報を正しく伝える」ことが大切です。

午前：Excelでデータ入力・集計

午前中はExcelを使う時間が多い会社もあります。
例えば、

売上入力
顧客データ管理
在庫管理
勤怠管理
集計表の更新

などです。このときによく使うのが、

SUM
AVERAGE
IF
SUMIF
XLOOKUP（またはVLOOKUP）

といった関数です。すべて暗記する必要はありません。
「使いながら覚えていく」という方がほとんどです。

午後：Word・PowerPoint・AIで資料作成

午後は資料づくりをすることもあります。
Wordでは、

お知らせ
議事録
案内文

などを作成します。

PowerPointでは、

会議資料
提案資料
社内説明資料

などを作る会社もあります。

最近ではAIを活用する企業も増えています。
例えば、

文章のたたき台を作る
見出しを考える
アイデアを整理する
資料の構成を考える

といった使い方です。
AIが仕事をしてくれるというより、「仕事を手伝ってくれる相棒」というイメージに近いでしょう。

退社前：ファイル整理・スケジュール確認

仕事の終わりには、

ファイル整理
明日の予定確認
データ保存
社内共有

なども行います。
実は、この「整理整頓」ができる人はとても重宝されます。
パソコン操作だけでなく、「誰が見ても分かる」仕事の進め方も大切なスキルです。

身につけておきたいパソコンスキル

では、転職前にどんなことを覚えておくと安心なのでしょうか。

メール

まずは、

件名を書く
添付ファイルを送る
CC・BCCの違い
丁寧な文章

このあたりを知っておくと安心です。

Excel

事務職では最も使うことが多いソフトです。
最低限、

表作成
四則演算
SUM
AVERAGE
IF
SUMIF
XLOOKUP（またはVLOOKUP）
並べ替え
フィルター

このあたりまで学んでおくと、多くの求人で役立ちます。

Word

文書作成
表作成
写真挿入
印刷設定

ができれば十分です。

PowerPoint

最近は社内資料をPowerPointで作る会社も増えています。
派手なデザインより、「見やすい資料を作れる」ことが大切です。

AI

AIを使ったことがない方も心配はいりません。
最近は、「ChatGPTを少し使えます」というだけでも興味を持たれる企業があります。

もちろん、AIだけで採用が決まるわけではありません。
しかし、「新しいことを学ぼうとしている人」という印象につながることもあります。

アクアはこう考えています

私たちは、「全部できるようになってから転職しましょう」とは考えていません。
実際には、転職してから覚えることもたくさんあります。

大切なのは、基本操作ができ、分からないことを調べながら進められる力です。

教室でも、「最初はExcelが怖かった」という方が、数か月後には関数を使って表を作れるようになっています。

できないことより、「少しずつできることを増やす」その積み重ねが自信につながっていきます。

まずは一つずつ身につければ大丈夫

もし、「何から始めればいいか分からない」という場合は、まずExcelから始めてみてください。
次に、

メール
Word
PowerPoint
AI

という順番でも十分です。
全部を一気に覚える必要はありません。一歩ずつ積み重ねていけば、確実に力になります。

まとめ

一般事務の仕事では、メールだけ、Excelだけを使うということは少なく、1日の中でいろいろなソフトを使います。
とはいえ、最初から完璧である必要はありません。
基本操作を身につけて、少しずつ経験を積んでいく人がほとんどです。

もし、「今の自分でも大丈夫かな」と不安に思っているなら、その気持ちは決して珍しいものではありません。

実際に、教室には同じ不安を抱えた方がたくさん来られます。
一つずつできることを増やしていけば、事務職への道は決して遠いものではありません。

私たちがお手伝いできること

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ExcelやWordを基礎から学びたい
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アクアパソコン教室では、「100回聞いても怒られない」を大切にしながら、一人ひとりのペースに合わせて学べる環境をご用意しています。

上達を急ぐことよりも、「分かった」「できた」という安心を積み重ねることを大切にしています。
「こんなことを聞いてもいいのかな？」そんな内容でも、どうぞお気軽にご相談ください。

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