「Microsoft 365とOfficeの違いはなんですか？」
Officeの契約について、このように尋ねられることがあります。
さらに法人のお客様では、
「会社で契約するなら、どちらが良いですか？」
と迷われることもあります。
名前も似ていますし、どちらにもWordやExcelなどがあるため、違いが分かりにくいのも無理はありません。
大切なのは、「どちらが優れているか」で決めることではありません。
- 何人で使うのか。
- ファイルをどのように管理したいのか。
- これから会社の働き方をどうしていきたいのか。
そこを整理すると、自社に合った選択肢が少し見えやすくなります。
Microsoft 365とOfficeは何が違う？
まず、大きな違いから整理してみましょう。
Microsoft 365は、月額または年額などで契約して利用する「サブスクリプション型」のサービスです。
契約するプランによって内容は異なりますが、Word、Excel、PowerPoint、Outlookなどのアプリに加えて、OneDriveなどのクラウドサービスを利用できる法人向けプランがあります。
一方、Office 2024には、一度購入して利用する「買い切り型」の製品があります。
たとえば法人利用も想定されたOffice Home & Business 2024には、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNoteなどが含まれています。
つまり、
- Microsoft 365＝継続して契約しながら、アプリやクラウドサービスなどを利用する
- 買い切り型Office＝購入したバージョンのOfficeアプリを利用する
と考えると、最初は整理しやすいと思います。
ただし、Microsoft 365には複数の法人向けプランがあります。
「Microsoft 365なら全部同じ」というわけではありませんので、契約するときは必要な機能まで確認することが大切です。
「法人ならMicrosoft 365」と決めなくても
ここが、Office選びで迷いやすいところです。
法人だからといって、必ずMicrosoft 365にしなければならないわけではありません。
反対に、
「毎月費用がかかるから、買い切り型のほうがお得」
とも一概には言えません。
会社によって、必要なものが違うからです。
Microsoft 365を検討しやすい会社
たとえば、
- 複数の社員がパソコンを使っている
- 社内でファイルを共有したい
- 外出先や自宅から仕事をすることがある
- OneDriveなどのクラウドを活用したい
- Officeをできるだけ新しい状態で利用したい
このような会社では、Microsoft 365の法人向けプランを検討する意味があります。
法人向けプランの中には、ユーザーごとのクラウドストレージや法人メール、ファイル共有などを利用できるものもあります。
Officeソフトを購入するというより、
会社で仕事をするための環境を整える
という視点で考えると分かりやすくなります。
買い切り型Officeを検討しやすい会社
一方で、
- 利用する人が少ない
- WordやExcelなど、必要なアプリを使えればよい
- クラウドサービスは特に必要としていない
- 今の使い方を大きく変える予定がない
- 継続的な利用料より、一度の購入で使いたい
という場合には、買い切り型Officeが選択肢になることもあります。
ただし、買い切り型Officeは、購入したバージョンを利用する製品です。
Microsoftによると、次のメジャーバージョンへアップグレードするときは、新しい製品を購入する必要があります。
そのため、「一度買えば今後ずっと最新のOfficeを使える」という意味ではない点には注意しておきたいところです。
比べたいのは価格だけではない
Officeを選ぶとき、どうしても気になるのが費用です。
もちろん費用は大切です。
ただ、法人の場合は購入価格だけを比べると、判断しにくくなることがあります。
たとえば、
- 「社員が増えたらどうするか」
- 「会社のデータをどこに保存するか」
- 「パソコンが故障したときに困らないか」
- 「社外から仕事をすることがあるか」
- 「誰がアカウントや契約を管理するのか」
といったことも、一緒に考えておきたいポイントです。
最初は数台のパソコンだけだった会社でも、社員が増えたり、仕事の仕方が変わったりすることがあります。
今の価格だけではなく、
これから会社でどう使っていきたいか
まで考えて選ぶことが大切です。
「どちらを買うか」から考えないように
「Microsoft 365とOffice、どちらが良いですか？」
と聞かれたとき、私たちは製品だけを見て答えを決めるのではなく、まず会社の状況を整理することが大切だと考えています。
- 何人で使いますか。
- 今、ファイルはどこに保存していますか。
- 社外から仕事をすることはありますか。
- メールはどのように使っていますか。
- 今後、社員が増える予定はありますか。
こうしたことによって、必要な環境は変わってきます。
ITの契約は、名前やプランが似ていて分かりにくいものが少なくありません。
社長さまが全部を覚える必要はないと思います。
大切なのは、
自社では何が必要なのかを整理してから選ぶこと。
それができれば、判断はずっとしやすくなります。
今日からできること
Microsoft 365と買い切り型Officeで迷ったら、まず次の3つだけ確認してみてください。
1．何人で使うのか
今だけではなく、これから人数が増える可能性も考えてみます。
2．WordやExcel以外に何が必要なのか
クラウドでのファイル保存や共有、法人メールなどが必要なのかを整理します。
3．今後どんな働き方をしたいのか
会社の中だけで使うのか、外出先や自宅でも仕事をするのか。
ここまで整理するだけでも、選択肢はかなり見えやすくなります。
まとめ
Microsoft 365とOfficeの違いは、単に「月額か買い切りか」だけではありません。
会社でどのように使うのかによって、必要な機能も契約の考え方も変わります。
そのため、
「法人なら絶対にこちら」と決めてしまう必要はありません。
Officeの契約で迷っているなら、まずは現在の人数、使い方、必要な機能を整理するところから始めてみてください。
それでも、
「うちの場合はどちらなんだろう？」
と迷ったときは、一人で調べ続けなくても大丈夫です。
アクアデジタルパートナーでは、製品を売ることからではなく、今の会社の状況を整理するところから一緒に考えることもできます。困ったときは、お気軽にご相談ください。
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